Dinas Kesehatan Kebumen menjalani Surveilance Management Audit dari SAI Global

Bertempat di Aula Dinas , pada bulan Februari 2012 yang lalu, Dinas Kesehatan Kebumen menjalani Surveilance Management Audit dari SAI Global. Audit kali ini adalah Surveilance Management Audit yang terakhir selama periode sertifikasi Sistem Manajemen ISO 9001:2008. Hadir dan bertindak sebagai auditor dari SAI Global adalah Ibu Desti Hilvawati.

Ringkasan

Tujuan dari audit ini adalah untuk menentukan kepatuhan berkelanjutan dari organisasi Anda "sistem manajemen dengan kriteria audit, dan itu" s efektivitas dalam mencapai perbaikan berkelanjutan dan tujuan sistem.
 

Secara umum, berdasarkan proses sampel diaudit, Dinas Kesehatan Kabupaten Kebumen telah diterapkan dan dipelihara Sistem Manajemen Mutu yang berlaku sesuai persyaratan ISO 9001:2008 serta sistem yang terdokumentasi. Selama audit ini, implementasi dan operasi yang dikaji dalam Fungsi Sistem Pendukung Manajemen, Perencanaan keuangan dan anggaran, dan Umum dan Personalia. Secara umum tampaknya sistem ini diterapkan dan dipelihara.
 

Tidak ada ketidaksesuaian selama audit ini, tetapi beberapa bidang yang perlu perhatian terangkat dan disebutkan dalam isi laporan ini. Organisasi harus memastikan bahwa penyelidikan sistem yang tepat dilakukan dan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan ditetapkan dan diterapkan untuk memastikan pelaksanaan yang konsisten dari sistem manajemen mutu dan sistem yang terdokumentasi.

Review dari setiap perubahan
Hal diberitahu ada berubah terkait dengan Top Management. Manajemen puncak adalah perubahan dari Bapak Dr HA Budi Satrio MKes kepada Ibu Dr HY Rini Kristiani MKes efektif 31 Desember 2011. Terkait perubahan manajemen puncak, maka penunjukan Perwakilan Manajemen telah dilakukan, yaitu Pak Cokro Aminoto, SIP, M.Kes.

Upaya penyelesaian masalah audit sebelumnya
Verifikasi tindakan perbaikan atas temuan audit sebelumnya telah dilakukan dan hasilnya menunjukkan bahwa temuan dari audit sebelumnya telah ditindaklanjuti dan diterima.

Komitmen manajemen dan pencapaian terhadap tujuan dan sasaran
Manajemen puncak telah menunjukkan komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu serta perbaikan berkesinambungan dari sistem. Kebijakan mutu diberi wewenang oleh manajemen puncak. Kebijakan mutu sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan, tetapi ada pernyataan tidak mencakup mengenai berkelanjutan meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu.
Kebijakan mutu ditempatkan ke spesifik dan terukur. Sasaran mutu 2011/2012 dibentuk di tingkat departemen dan unit dan in-line dengan komitmen dalam kebijakan mutu. Kemajuan pencapaian secara efektif dimonitor dan dievaluasi.

Internal audit, proses tinjauan manajemen dan perbaikan berkesinambungan
Audit internal dilakukan sesuai dengan prosedur SM/PK/PO-1-1/003 Ref-1 yang audit yang dilakukan minimal dua kali setahun. Audit terakhir dilakukan pada 24-31 Januari 2012 dengan 9 auditor. Catatan menunjukkan bahwa auditor independen yang dilakukan putaran komprehensif audit internal. Ada beberapa temuan audit internal yang negatif diidentifikasi dalam permintaan tindakan korektif. Internal audit terakhir dilakukan untuk ISO tim, JSK, PSDMK, PMK dan unit Yankes. Daftar periksa audit internal digunakan sebagai pedoman audit dan catatan audit. Ada beberapa temuan audit internal yang negatif diidentifikasi yang ditindaklanjuti dengan penerbitan permintaan tindakan korektif. Sebagian besar temuan itu sudah ditutup. Namun tercatat bahwa sebenarnya beberapa tindakan perbaikan yang diambil tidak link dengan penyebab diidentifikasi. Beberapa tindakan yang diambil terbatas pada koreksi bukan tindakan korektif. Status temuan audit internal dibahas dalam rapat tinjauan manajemen.
Manajemen pertemuan kajian telah dilakukan sesuai prosedur, yaitu dua kali setahun dan melibatkan manajemen puncak pada tanggal 13 Februari 2012. Kepala lembaga yang menghadiri pertemuan tersebut. Risalah rapat yang dihasilkan menunjukkan bahwa agenda pertemuan, tetapi masukan beberapa hanya sebatas direkam. Manajemen puncak direkomendasikan tindakan untuk memperbaiki sistem manajemen mutu.

 
Kepuasan pelanggan didefinisikan dalam prosedur, yang diukur dalam basis tahunan dan dihitung (kepuasan pelanggan survei menggunakan kuesioner). Rekaman survei kepuasan pelanggan yang diamati. Ini menghasilkan survei pelanggan telah dianalisis dan rencana perbaikan telah dilakukan, misalnya KIA satuan 3,31; Gizi Unit 3,11 dan promosi kesehatan 3,11. (standar min 2.51).

Keluhan pelanggan sistem penanganan
Keluhan pelanggan terdaftar dalam buku log keluhan dan saran dikumpulkan melalui kuesioner. Beberapa keluhan yang diterima oleh layanan SMS / SMS gateway, kotak saran dan tindak lanjut adalah jelas. Survei kepuasan pelanggan dilakukan selama Juli 2011 - Feb 2012. Ringkasan survei diamati selama audit.

Penggunaan merek dan / atau referensi lainnya untuk sertifikasi
Tanda sertifikasi yang saat ini digunakan oleh organisasi untuk penggunaan resmi hanya aplikasi itu masih sejalan dengan persyaratan SAI GLOBAL.

Temuan negative dari internal audit telah diidentifikasi pada Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, namun beberapa tindakan koreksi belum sesuai dengan akar masalah dan terbatas terhadap koreksi saja seharusnya tindakan koreksinya.

Rapat tinjauan manajemen telah dilakukan pada tanggal 13 February 2012, namun pencatatan beberapa masukan sangat kurang, misalnya tinjauan terhadap penanganan keluhan pelanggan dan outputnya.

Mekanisme penanganan keluhan pelanggan telah ditetapkan, salah satunya dengan SMS gateway, namun akar masalah dan tindakan koreksi terhadap keluhan belum terlihat jelas, contoh: tanggal 10 Desember 2011 keluhan mengenai keterlambatan pembayaran gaji.

 Persyaratan sistem dan hubungan, fungsi, proses, daerah diaudit Kerja Sekretaris kelompok (termasuk perencanaan dan keuangan)
 

Departemen ini terdiri perencanaan dan keuangan. Kegiatan didefinisikan dalam prosedur terdokumentasi. Kualitas Tujuan dari setiap bagian yang telah ditetapkan. Pemantauan sasaran mutu telah dilakukan dan hasilnya terlihat.
 

Perencanaan bagian bertanggung jawab untuk membuat rencana kegiatan tahunan. Rencana ini dibuat berdasarkan masukan dari bagian yang relevan. Output dari kegiatan ini adalah sebagai RKA SKPD, seperti untuk 2012 tahun, maka rincian sebagai DPA. Pemantauan terhadap rencana yang sebenarnya terlihat. Secara umum, kegiatan diselenggarakan sesuai dengan sistem. Evaluasi dan melaporkan kegiatan fisika dibuat sebagai LAKIP (Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Gembala). Beberapa catatan mata selama kegiatan audit keuangan dilakukan berdasarkan permintaan dari bagian yang relevan dan sesuai dengan RKA SKPD. Keuangan meliputi pengelolaan pendapatan dan belanja berdua langsung dan tidak langsung, kegiatan APBD tersebut (sebagai langsung) dan gaji (seperti yang tidak langsung). SPP (Surat Permintaan Pembayaran / Surat Permintaan Pembayaran) telah terlihat selama audit sebagai dasar untuk membuat SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana / Surat Perintah Pencairan Dana). Sampel diambil selama audit untuk kegiatan tersebut. Setelah diteliti sistem ini dipertahankan dan catatan adalah pandangan.

LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah) telah dikirim ke Bupati Kebumen pada tanggal 7 Pebruari 2012, namun sebagaimana persyaratan dari Sekretaris Daerah kabupaten Kebumen nomor 060/001772 (12/12/2011) diharuskan pengiriman LAKIP adalah tanggal 30 January 2012.

Sasaran mutu untuk keuangan telah ditetapkan dan terlampaui sejak 2010 namun pada periode ini belum ada perubahan, seperti : realisasi usulan pembayaran KGB 80%, pada aktualnya 100%.

Umum dan bagian kepegawaian

Umum dan bagian kepegawaian bertanggung jawab untuk kegiatan pekerjaan seperti mutasi, arsip, manajemen rutin dana dan pemeliharaan. Masukan dari kegiatan ini adalah pemandangan yang dibuat oleh bagian terkait atau secara individu. Korespondensi yang dibuat sehubungan dengan tindak lanjut permintaan dan catatan korespondensi adalah penglihatan. Semua permintaan yang membuat ditinjau dan disetujui oleh orang yang berwenang.
Kegiatan pemeliharaan dilakukan untuk peralatan dan infrastruktur dalam kegiatan organisasi. Rekaman pemeliharaan preventif adalah penglihatan dan jelas. Namun, tidak semua catatan bisa ditampilkan selama audit. Kegiatan pemeliharaan korektif dibuat juga sesuai dengan pemeliharaan preventif atau permintaan dari bagian yang relevan. Tindak lanjut dari pemeliharaan korektif diamati selama audit dan dinyatakan memuaskan. Kalibrasi peralatan medis dilakukan oleh pihak ketiga. Daftar peralatan medis dibuat dan jadwal juga.

Areas of Concern

Jadwal pemeliharaan rutin (berkala) infrastruktur telah ditetapkan untuk periode 2011/2012, namun belum mencakup pemeliharaan computer, AC dan instalasi listrik.

Opportunities for Improvement

Sangat disarankan buku inventarisasi dilakukan update (pembaharuan) data setiap tahun.

Rekomendasi
Rekomendasi dari audit ini adalah bahwa sertifikasi pada Dinas Kesehatan Kabupaten Kebumen berlanjut.
Rekomendasi audit selalu tunduk pada ratifikasi oleh otoritas sertifikasi SAI Global.

RENCANA AUDIT BERIKUTNYA

Selama audit kami berikutnya (tiga tahunan) masalah semua daerah akan diidentifikasi dan diaudit