Pertanyaan Yang Paling Sering Muncul Saat Internal Audit ISO 9001:2008

Banyak pertanyaan sering muncul dalam pelaksanaan internal audit, hanya kadang kita kurang memahami pola yang ada dalam typical pertanyaan internal audit, auditor biasanya menggunakan Pola PDCA dalam membuat pertanyaan seperti contoh pertanyaan pertanyaan di bawah ini :

PLAN
1.    Jelaskan Tentang Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu ? Pertanyaan ini sangat sering muncul karena berkaitan dengan :
a.    Perencanaan Perusahaan Secara global, untuk memastikan bahwa semua orang dalam organisasi mengetahui apa yang diinginkan organisasi berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu nya
b.    Perencanaan Departemen/ Bagian/ Seksi, guna mengetahui apa target Departemen/ Bagian Tersebut.
c.    Memastikan sampai dimana pencapaian departemen/ bagian/ seksi tersebut dan memastikan tindakan pencegahan sudah di identifikasi untuk menghindari melesetnya pencapaian target.
d.    Memastikan kesadaran karyawan mengenai sistem manajemen mutu pada organisasi tersebut.
2.    Jelaskan Apa tugas dan tanggung jawab anda. Pertanyaan ini terkait dengan Job Description, kepastian tanggung jawab dan tugas, sekaligus melihat kompetensi auditee apakah sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sampai dengan hirarki organisasi (Struktur Organisasi) dimana dengan siapa auditee bertanggung jawab dan siapa saja yang menjadi bagian dari departemenya. Sekaligus melihat apa kontribusi auditee bagi pencapaian sasaran mutu departemen, sasaran mutu perusahaan, dan melihat potensi hambatan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

DO
3.    Apakah anda mempunyai acuan dalam menjalankan tugas & Bagaimana anda melakukan tugas ? (Acuan bisa termasuk UU, Peraturan, Manual, Prosesdur, IK, Persyaratan lain). Pertanyaan ini diajukan untuk melihat apakah auditee memiliki standardstandard/Petunjuk/Pedoman dalam melaksanakan tugastugasnya. Ini adalah pertanyaan pembuka bagi auditor untuk masuk ke dalam proses kegiatan yang dilakukan oleh auditeee, melihat apakah proses tersebut sesuai dengan acuan tersebut, dan melihat potensi improvement proses yang sudah dijalankan selama ini. Termasuk di dalamya waktu penyelesaian proses, hasil yang diperoleh dan bahan / alat/ Sumber daya yang diperlukan selama proses. dan melihat ketrampilan/kemampuan auditee dalam melakukan proses tersebut.

CHECK
4.    Bagaimana anda memastikan bahwa dengan proses yang sekarang, Sesuai dengan Rencana? Pertanyaan ini untuk memastikan proses monitoring berjalan, sampai dimana, mau kemana, berapa lama lagi Target akan menjadi aktual. Dan apa apa yang diperlukan untuk mencapainya. Sekaligus melakukan cek apakah hasil dari proses sesuai dengan permintaan customer dan, pertanyaan berikutnya.
5.    Bagaimana jika proses/ produk/ jasa tidak sesuai dengan persyaratan ? Pertanyan ini digunakan untuk mendapatkan gambaran apakah ketidaksesuain telah teridentifikasi dan bagaimana menanggulanginya/ bagaiamana perlakuaan terhadap produk yang tidak sesuaia tsb.

ACT & IMPROVEMENT
6.    Apa ada yang bisa di tingkatkan? Pertanyaan ini untuk melihat potensi peningkatkan kinerja proses dan potensi penghematan sumber daya yang digunakan, dibandingkan dengan apa yang telah dilakukan sekarang.
7.    dll

Sumber: Budi Wibowo http://www.gmci.indonetwork.web.id